Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa ban hành Quyết định về việc ban hành Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa, nhằm tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin, nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành và trao đổi dữ liệu điện tử trên địa bàn tỉnh.
Quy chế được xây dựng trên cơ sở Luật Công nghệ thông tin năm 2006, Luật An toàn thông tin mạng năm 2015, Luật An ninh mạng năm 2018, Luật Giao dịch điện tử năm 2023 và các nghị định, thông tư hướng dẫn của Chính phủ, Bộ Thông tin và Truyền thông. Theo đó, Hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa sử dụng tên miền @khanhhoa.gov.vn, được vận hành trên hạ tầng kỹ thuật của Trung tâm dữ liệu tỉnh, do Trung tâm Chuyển đổi số – Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Khánh Hòa trực tiếp quản lý và vận hành. Hệ thống được thiết lập nhằm phục vụ hoạt động gửi, nhận thông tin, văn bản, tài liệu điện tử trong công tác quản lý, điều hành và phối hợp công vụ giữa các cơ quan, đơn vị, địa phương trong toàn tỉnh. Quy chế quy định rõ phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng gồm các cơ quan Đảng, Nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, cán bộ, công chức, viên chức, người lao động và các tổ chức, cá nhân có liên quan khi sử dụng thư điện tử công vụ của tỉnh.
Về nguyên tắc quản lý, các tổ chức, cá nhân chỉ được sử dụng tài khoản thư điện tử công vụ trong phạm vi thực hiện nhiệm vụ, công vụ được giao; nghiêm cấm việc lợi dụng hệ thống để phát tán thông tin sai lệch, xấu độc, tiết lộ bí mật nhà nước, quảng cáo trái phép, truyền bá nội dung vi phạm pháp luật, hoặc phát tán mã độc, thư rác. Hệ thống thư điện tử công vụ được thống nhất định dạng địa chỉ theo quy tắc cụ thể: đối với tổ chức, tài khoản được đặt tên theo cấu trúc ngắn gọn, viết liền không dấu, kèm theo tên miền “@khanhhoa.gov.vn”; đối với cá nhân, tài khoản được đặt theo họ tên, đảm bảo dễ nhận biết và tránh trùng lặp. Quy chế cũng quy định về quy cách đặt mật khẩu, bắt buộc thay đổi định kỳ 3 tháng/lần để đảm bảo an toàn thông tin. Trung tâm Chuyển đổi số là đơn vị được giao trực tiếp thực hiện việc cấp mới, thay đổi, cấp lại, thu hồi tài khoản thư điện tử công vụ, theo quy trình thống nhất và thời hạn giải quyết tối đa 05 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận yêu cầu. Các trường hợp vi phạm quy định sử dụng, không phát sinh giao dịch trong 06 tháng, hoặc để lộ lọt thông tin sẽ bị tạm khóa, thu hồi tài khoản. Quy chế cũng quy định cụ thể trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân trong quá trình quản lý và sử dụng hệ thống. Sở Khoa học và Công nghệ là cơ quan chủ trì, chịu trách nhiệm tổ chức quản lý, đảm bảo duy trì hoạt động ổn định, lập dự toán kinh phí cho việc vận hành hệ thống, định kỳ báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh.
Các cơ quan, đơn vị, địa phương có trách nhiệm chỉ đạo triển khai thực hiện nghiêm túc Quy chế trong phạm vi quản lý; sử dụng tài khoản thư điện tử công vụ để trao đổi công việc hành chính, không sử dụng cho các mục đích cá nhân hoặc dịch vụ trực tuyến ngoài phạm vi công vụ. Khi phát hiện sự cố, vi phạm hoặc có dấu hiệu mất an toàn thông tin, phải kịp thời báo cáo về Sở Khoa học và Công nghệ để phối hợp xử lý.
Cá nhân được cấp tài khoản thư điện tử công vụ có trách nhiệm bảo mật, thay đổi mật khẩu đúng quy định, sử dụng đúng mục đích, không phát tán thư rác hay tệp chứa mã độc. Khi phát hiện các hành vi bất thường hoặc lỗi hệ thống, người sử dụng phải thông báo ngay để được hỗ trợ khắc phục.